¿Cuánto cuesta digitalizar mi archivo?

¿Cuánto cuesta digitalizar mi archivo?

Hay muchos motivos para montar un sistema de gestión documental. El más evidente (quizás por el nombre) es la mejora en la productividad, en la “gestión” de la documentación: búsquedas rápidas, distribución entre los usuarios, clasificación “inteligente”… Pero últimamente, quizás por la crisis que todo lo contamina, los nuevos clientes que visito suelen estar especialmente interesados en la digitalización de sus archivos en papel. Trasteros, armarios, almacenes, estanterías… llenas de miles y miles de papeles. A veces lejos y otras en la propia oficina, estorbando, ocupando un espacio valioso (literalmente). Archivos que molestan pero que necesitamos consultar con frecuencia.

Ganar ESPACIO, ese bien escaso, ese lujo del que pocas veces disfrutamos en las oficinas, en las empresas, en las Administraciones Públicas. Este resulta ser el motivo principal por el que muchos quieren dar el paso al documento electrónico, por el que están dispuestos a pagar un precio. Pero, ¿cuál es ese precio?

Con frecuencia me encuentro con nuevas instalaciones que se ven frenadas por el coste de digitalización del archivo, un valor muy alto, mientras que el precio de nuestro software resulta casi despreciable en comparación. Y es lógico. Mientras que un programa de ordenador se monta en pocas horas digitalizar un archivo que ocupa varias habitaciones puede llevar meses de trabajo manual a un equipo de varias personas.

Hay dos conclusiones que sacar inmediatamente: calcular el coste de digitalización es muy importante al evaluar el proyecto. La otra es que conviene montar un “buen” programa de gestión documental. El coste no es relevante porque siempre será muy inferior al de la digitalización, así que no escatimes en este aspecto y monta un sistema que te permita sacar el máximo provecho al archivo digitalizado.

En realidad hay dos formas muy diferentes de calcular el tiempo (que será el coste, en horas/hombre). La primera es muy empírica y la segunda práctica. Esta última es la más sencilla: vas al domicilio del cliente, le pides un expediente representativo (entendiendo como tal el documento básico de archivo), lo digitalizas e indexas, midiendo el tiempo empleado. Multiplicándolo por el número total de expedientes ya tienes el tiempo necesario para digitalizar todo el archivo. Con una buena elección del “expediente tipo” y un poco de cuidado al contar el tiempo, es la mejor forma posible.

Lo primero, hablemos el mismo lenguaje. Llamaremos “expediente” al conjunto de documentos en papel que corresponden a un mismo asunto o proyecto. Puede ser un archivador de anillas, varios, una caja llena de papeles, un archivador (o varios) de cartón… El caso es que forman una “unidad” lógica, un mismo asunto que comparten todos los papeles que lo componen. En un archivo puede haber varios tipos de expedientes, aunque con frecuencia solo habrá un “modelo”, aunque de diferente tamaño, número de papeles. Si hay varios, hay que repetir el proceso para cada “tipo” y sumar los tiempos al final.-

Indexar, para un biblioteconomista o “archivero” es añadir datos estructurados a un documento electrónico: puede ser el nombre del archivo, pero también una fecha, una clasificación, una descripción… Con frecuencia requiere más tiempo que el proceso de escaneado en sí.

Para evaluar el tiempo necesario para digitalizar todo el archivo solo hay que multiplicar el tiempo empleado con un expediente “medio” por el número total. Lo siguiente es, por tanto, calcular ese tiempo. Para ello sumamos y multiplicamos las diferentes “fases” del proceso, para lo que descomponemos el expediente en documentos similares. Por ejemplo, un expediente está formado por planos en tamaño DIN A0, carpetas DIN A3, varios documentos de folios en DIN A4 y papeles sueltos más pequeños. Ahora hay que estimar el tiempo de cada uno.

Veamos un ejemplo en el que supondré algunos valores para hacerlo más real.

1.- Preparación del expediente (sacarlo del archivo, abrir las carpetas…). 2 minutos.

2.- Planos DIN A0: preparación, escaneado, indexado, reposición al archivo (doblarlo…). 3 min x 10 planos = 30 min.

3.- Carpetas DIN A3: preparación, escaneado, indexado… 2 min x 10 carpetas = 20 min

4.- Documentos DIN A4: quitar grapas, escaneado, indexado… 4 min x 50 documentos = 200 min.

5.- Documentos sueltos: preparación, escaneado, indexado… 10″ x 50 papeles = 8 min.

Total: 260 minutos. Si tenemos 5.000 expedientes son 2.700 días / hombre, o 135 meses / hombre. Un equipo de 10 personas tardaría 13 meses, algo más de un año, lo que no está nada mal.

Por supuesto que dar un presupuesto con estas cuentas es más que arriesgado, pero si el cliente se involucra directamente al darte los datos de cada expediente y estimar contigo los tiempos necesarios puedes darle una primera estimación. Luego, sin duda, debe llegar el momento de revisar los tiempos con un expediente real y ajustar los valores. Solo entonces hay que aventurarse a poner un precio al proyecto completo.

En todo caso, aunque sólo sea para que el cliente sea consciente de la dificultad de estimar un valor con ciertas garantías, y sorprenderse del número que sale al multiplicar… ya puede que merezca la pena hacer este sencillo ejercicio de cálculo.